از مدیریت پرونده تا دادگستری ‌الکترونیکی

نکته قابل توجه این است که برخی کشورها سامانه خاص خودشان را برای مدیریت پرونده‌ها ساخته‌اند و بر همین اساس هیچ‌گونه تشریک اطلاعات بین برنامه‌های مختلف مورد استفاده در کشورهای اروپایی وجود ندارد. بسیاری از مراحل ایجاد و راه‌اندازی پروژه‌ها به علت نبود تخصص فنی در وزارت دادگستری یا سازمان‌های خدمات‌رسانی دادگاهی برون‌سپاری شده است. پدید آوردن سامانه‌های پیشرفته‌تر مدیریت پرونده نیز امری ضروری است تا به این وسیله بتوان اطلاعات مدیریتی بهتری برای پایشگری کیفیت فرآیندهای دادگاه، بهبود روش‌های پیش‌بینی و ارزیابی عملکرد فراهم کرد و همچنین آنها را برای مهار هزینه‌های سامانه‌های الکترونیکی فناوری اطلاعات مورد استفاده قرار داد. سامانه‌های مدیریت پرونده اگر به طور طبیعی شکل گرفته باشند، امکان پرونده‌بندی الکترونیکی و به طور کلی تبادل اسناد یا داده‌های الکترونیکی قضایی (JEDI) را فراهم می‌کنند. تاکنون فقدان روال‌ها و آهنگ کند راه‌اندازی سامانه امضای دیجیتالی جلو پیشرفت در این حوزه را گرفته است. مشکلات موجود در نظام کاربرد امضای دیجیتالی که باید برطرف شود به خوبی آشکار است: تضمین اصالت فرستنده و اطمینان یافتن از صحت اسناد و سلب انکار. تمام دادگستری‌ها با برخی مشکلات مشترک مواجه هستند، که برخی از این مشکلات از راهبردها و رهیافت‌های متفاوت هر کشور سرچشمه می‌گیرد. هنوز که هنوز است گردش اطلاعات فاوا در سازمان قضایی بسیار محدود است که این جای تاسف دارد زیرا اگرچه راهکار بسیاری از دشواری‌های مشترک پیدا شده اما همه از آن استفاده نمی‌کنند. گویا مدیریت امور قضایی همچنان «قلمرویی مجزا» از بحث کلی دولت الکترونیکی قلمداد می‌شود. زمان آن رسیده است که امور قضایی در اولویت‌های پروژه‌های دولت الکترونیکی گنجانده شود. نکته قطعی دیگر این است که گاهی پروژه‌ها مورد ارزیابی قرار نمی‌گیرد و این مشکل در برخی کشورها بسیار شدید است. قوه قضاییه از مشکل «تجدد ظاهری» یا «فناوری به صرف فناوری» مصون نیست و در بسیاری از کشورها، اثر فاوا بر کیفیت امور قضایی مورد توجه قرار نمی‌گیرد. معضل تعامل میان سازمان‌های مختلف و در نتیجه سامانه‌های مختلف یکی از حادترین معضلات است. تبادل اسناد میان نهادهای قضایی مختلف چشمگیر نیست و یکپارچگی قوه قضاییه همچنان در سطح بسیار پایینی قرار دارد. در موارد بسیاری هم ضعف فناوری به کار گرفته شده یا پیچیدگی کاربردها که فناوری موجود را دچار چالش می‌کند، مشکلات بسیاری پدید می‌آورد. برخی کشورها بیش از بقیه دغدغه امنیت دارند که این امر به نوبه خود می‌تواند جلو نوآوری‌ها را بگیرد یا حالتی موقتی به آن بدهد. البته در بسیاری از موارد هم زیرساخت PKI خیلی‌ گران است و برخی آن را برای مدیریت تراکنش‌های الکترونیکی دادگاه‌ها دست‌بالا تلقی می‌کنند. به همین دلیل برای دسترسی الکترونیکی به اطلاعات ثبت‌شده در دادگاه‌ها، اصالت‌سنجی بر اساس نام کاربری و گذرواژه را کافی می‌دانند. در برخی کشورها هنوز هم معضل سواد فناوری وجود دارد و شکی نیست که آموزش و کارآموزی به خصوص در سازمان‌های بزرگ همچنان ارکان گسترش مویرگی فاوا به شمار می‌رود. نکته دیگر اینکه برنامه‌های کاربردی در بسیاری از موارد کاربرپسند نیستند و مشکلات بیشتری برای کارکنان پدید می‌آورند. برخی کشورهایی به سراغ رهیافت مهندسی مجدد و تنظیم مقررات رفته‌اند و برخی نیز رهیافت عمل‌گرایانه و تدریجی را در پیش گرفته‌اند. بزرگ‌ترین مانع پیشرفت تا حدی در خود فناوری خلاصه می‌شود و بیشتر به ظرفیت نهادها و سازمان‌ها برای ایجاد تغییرات لازم در رویکردها و امور کاری جاری بستگی دارد تا بتوان مزیت‌های فناوری را محقق کرد. رهیافت عمل‌گرایانه و تدریجی در تنظیم مقررات هم به کار رفته است اما در کل می‌توان گفت تنظیم مقررات پس از به‌کارگیری و آزمایش کردن فاوا بوده است نه برعکس. تنظیم مقررات پیش از رخ دادن تمام وضعیت‌های ایجادشده بر اثر به‌کارگیری برنامه‌های کاربردی فاوا، به طور چشمگیری جلو فرآیند نوآوری را سد می‌کند. این وضعیت در تمام کشورهایی رخ می‌دهد که به سراغ رهیافت مهندسی مجدد و تنظیم مقررات می‌روند. از آنجا که مهندسی مجدد کل فرآیند کار، روی کاغذ جذاب و در عمل بسیار دشوار است، با دست یازیدن به آن، ناکامی‌های بسیاری رخ می‌دهد و منابع گوناگونی هدر می‌رود. به طور معمول این‌گونه پروژه‌های غول‌آسا اهدافی دارند که دست‌کم در حال حاضر بسیار بلندپروازانه هستند، پیچیدگی‌های زیادی دارند که به شکست منجر می‌شود، منابع زیادی را مصرف می‌کنند و در عمل نتایج رضایت‌بخشی به بار نمی‌آورند. برخی نتایج مطلوب به‌کارگیری فاوا در قوه قضاییه نیز متکی به تحویل مقرون به صرفه خدمات به مشتریان، ایجاد اطمینان، پیشرفت عملی و پرهیز از رویاپردازی بوده است. شتاب‌زدگی و در پی ایجاد تغییرات سریع، از طریق به کارگیری فناوری، اشتباه بزرگی محسوب می‌شود.